Visual Lims è un programma di gestione per laboratori di analisi chimiche (Software LIMS), microbiologiche, fisiche, sensoriali e qualitative progettato per integrare la gestione tecnica a quella amministrativa.

Realizzato con la collaborazione ed il contributo di importanti laboratori nazionali, trae frutto da molteplici e differenziate esigenze per acquisire le importanti caratteristiche di elasticità e flessibilità, consentendo una ampia ed esaustiva possibilità di personalizzazione e configurazione.

Funzionante in rete locale od in rete geografica tramite internet o linee dedicate, senza limiti di postazioni di lavoro contemporanee, consente di adattarne la configurazione alle dimensioni ed esigenze del laboratorio.

Visual Lims mette a disposizione dell’utente una completa serie di strumenti per ridurre i tempi di lavoro e garantire un elevatissimo standard di qualità, come previsto dalle “buone pratiche di laboratorio” (GLP).

Visual Lims è un software lims conforme alle normative UNI EN ISO 9001:2000 ed UNI CEI EN ISO/IEC 17025:2018. Rispetta completamente tutti gli standard richiesti per l’accreditamento ACCREDIA, automatizzando tutte le procedure necessarie, ed in dotazione a vari laboratori che hanno avuto tali accreditamenti.

L’interfaccia grafica, le indicazioni automatiche sensibili al contesto, i messaggi che appaiono nella barra di stato, la barra strumenti comune ad ogni funzione, le indicazioni grafiche, il controllo totale di ogni inserimento di dati e la completa coerenza di tutte le funzioni fanno sì che l’apprendimento sia facile e rapido, che l’utente non possa commettere errori e che ogni passo da compiere sia intuitivo e sicuro.

Visual Lims, pur essendo estremamente versatile ed in grado di adattarsi alle esigenze sia dei piccoli che dei medi e grandi laboratori, è nato per risolvere nel miglior modo le problematiche dei laboratori che effettuano analisi chimiche (pesticidi, fungicidi ecc.) sugli alimenti, con particolare attenzione ai laboratori che effettuano analisi per la Grande Distribuzione Organizzata. Questo fa sì che sia in grado di gestire velocemente ed efficientemente una grossa mole di campioni giornalieri, con Programmi di Prova composti da centinaia ed anche migliaia di parametri. Col tempo si è però evoluto, in base alle richieste dei diversi laboratori nostri clienti, per coprire esigenze di vari settori specifici, tramite verticalizzazioni. Al momento il software copre, in maniera efficiente e puntuale, tra gli altri, i seguenti settori:

• Chimico e microbiologico. Funzionalità generali ma anche mirate alla Grande Distribuzione Organizzata.
• Fitofarmaci. Funzionalità specifiche per la gestione delle analisi sui fitofarmaci ed Ortofrutta, con gestione automatica LMR, ArfD, Efsa Primo e molto altro.
• Ambientale. Analisi acque, rifiuti, emissioni in atmosfera, terreni.
• Vitivinicolo / Olivicoltura. Gestione specifiche per il controllo e per l’esportazione.
• Tessile e manifatturiero. Con gestioni specifiche per prove su tessuti, pelli, cuoio, accessori alta moda.
• Prove materiali / MOCA. Funzionalità mirate a test di qualità e conformità.
• Alimentare. Gestioni specifiche per laboratori interni di industrie alimentari.
• Caseario. Funzionalità specifiche per la gestione Caseifici ed allevatori conferenti latte, con calcolo premi, benchmark qualità, e gestione conformità consorzi DOP.
• Enti Pubblici. Tutte le funzionalità necessarie per gestire le analisi e produrre i flussi di report ministeriali e regionali.

Le principali caratteristiche e punti di forza del nostro software lims sono:

• Multi Ditta e Multi Sede. Visual Lims può essere configurato per gestire varie aziende e varie sedi di azienda in modo centralizzato e con un’unica base dati. Può inoltre gestire basi dati diverse con collegamenti Wide Area. In questo modo è possibile, perciò, sia avere un sistema centralizzato, dove gli utenti possono accedere solo alle aziende / sedi abilitate, sia un sistema distribuito dove i responsabili possono controllare la situazione anche di sedi distaccate.

• Gestione Utenti evoluta. Uno dei punti principali alla base delle norme ISO9000 è relativo al controllo ed auditing del personale aziendale adibito alle operazioni. Un buon manuale della qualità deve stabilire le fasi di un processo produttivo (o gestionale), le persone assegnate ad esso con le rispettive qualifiche e le verifiche da effettuare per accertarsi che queste svolgano i loro compiti come previsto dal manuale della qualità medesimo. Visual Lims consente tutto questo in maniera semplice ed affidabile, infatti tutte le figure aziendali che possono accedere al programma devono essere inserite nella lista degli utenti, con una password personale, ed a ciascuna devono venir assegnati speciali privilegi d’accesso, che consentono di limitare le operazioni eseguibili. Inoltre, tutte le operazioni effettuate (inserimenti, modifiche, cancellazioni …) vengono registrate, consentendo di verificare quanto avvenuto ad un campione od anagrafica.
• Completa parametrizzazione. Visual Lims mette a disposizione strumenti al tempo stesso semplici e potenti per personalizzare le funzionalità, i documenti, le procedure. Il programma si adatta ad ogni esigenza specifica e cresce con il crescere del laboratorio. Sono parametrizzabili i Reparti, le Sezioni operative, i Metodi, i Gruppi d’analisi e le Matrici. Si possono creare Profili di prova specifici per le matrici ed i clienti. Si possono personalizzare i documenti (Rapporti di Prova, File di esportazione, Fatture…) sia per le specifiche del laboratorio sia adattandoli alle esigenze di particolari clienti.
• Gestione completa dell’iter di un campione. Il programma prende in carico il campione al momento dell’accettazione e ne segue tutte le fasi di lavorazione, sia tecniche (preparazione Programma di Prova, analisi, gestione stoccaggio, controllo risultati, emissione certificati e rapporti), sia amministrative (fatturazione automatica, emissione RiBa, anche elettroniche), guidando gli operatori nelle varie operazioni ed evitando inutili ripetizioni di inserimento dati.
• Automazione della generazione del Programma di Prova. Tramite la creazione delle tabelle di base delle analisi, con la possibilità di personalizzarle per Matrice d’analisi, Profilo analitico e Cliente, l’assegnazione delle analisi da effettuare su un determinato campione diventa rapida ed a prova d’errore. Inoltre, il programma genera un’ampia casistica di documenti di lavoro da poter consegnare agli analisti.
• Distribuzione automatica del lavoro nei vari reparti del laboratorio. Tramite l’analisi dei Metodi d’analisi da applicare su un campione, il programma è in grado di distribuire il lavoro ai vari analisti del laboratorio. Tale distribuzione può avvenire tramite carta (il programma stampa fogli di lavoro personalizzati) od elettronica (ogni analista accede ad un terminale tramite proprio codice e password ed il programma visualizza il lavoro specifico). Elettronicamente avviene anche l’inserimento dei risultati e la validazione del lavoro da parte di uno o più responsabili.
• Integrazione con la Strumentazione.  Visual Lims dispone di un sistema centralizzato per l’interscambio bi-direzionale dei dati con la strumentazione, conforme a tutte le specifiche previste per le agevolazioni Industria 4.0. Consente sia di configurare l’invio dei campioni e delle analisi da effettuare dallo strumento (configurazione Template Batch od altro tipo di invio dati,  invio campioni ed analisi allo strumento) sia di caricare i dati prodotti dagli strumenti direttamente in Visual Lims, con possibilità di impostare formule di conversione e rielaborazione dei dati grezzi.
• Gestione documentale. Il programma genera automaticamente sia i Certificati che i Rapporti di Prova (per emissione documenti a norme ACCREDIA), ed ottempera anche alla necessità di mantenere lo storico di tali documenti. In qualsiasi momento è infatti possibile ottenere una copia del documento, individuandolo tramite potenti funzioni di ricerca. I documenti inoltre possono essere generati anche in una lingua specifica richiesta dal cliente.
• Avanzato sistema di automazione calcolo. Ai metodi ed alle analisi è possibile abbinare non solo formule di calcolo ma anche veri e propri programmi in grado di confrontare i diversi valori dei Parametri di prova di un campione, effettuare scelte ed azioni condizionate, calcolare risultati anche in base a tabelle parametriche.
• Completo sistema di Fatturazione e gestione amministrativa. Visual Lims consente fatturare in modo automatico e semi-automatico le analisi fatte. La gestione prevede inoltre l’emissione di Riba elettroniche, la gestione dello scadenzario, solleciti e statistiche di fatturato. Un potente sistema di compilazione e generazione offerte consente inoltre di centralizzare la gestione delle offerte ai clienti che, oltre ad essere un documento da inviare ai clienti per l’accettazione, sono immediatamente utilizzabili per automatizzare le procedure di accettazione campioni. Il sistema prevede anche la completa gestione delle Fatture Elettroniche con emissione, invio al SDI, conservazione sostituiva a norma di legge.
• Completo sistema di Emissione Ordini e Gestione Magazzino. La funzionalità consente di gestire Prodotti da acquistare (Reagenti, materiali di consumo…), fornitori, magazzini, e di emettere ordini anche in automatico in base alla gestione Sottoscorta. Gestisce inoltre l’iter di ricezione merce, il carico di magazzino, lo scarico ed eventualmente lo scarico automatico in base alle analisi effettuate ed alle metodiche.
• Sistema integrato di Firma elettronica ed Archiviazione sostitutiva. Visual Lims consente di impostare i responsabili che debbono firmare i Rapporti di Prova in base ai reparti coinvolti, di gestire tutto l’iter di firma garantendone la completezza, di inviare automaticamente i documenti elettronici firmati e di archiviarli e custodirli secondo le norme AIPA per la gestione dell’archiviazione sostitutiva, consentendo di eliminare la produzione cartacea, l’invio per posta e la relativa conservazione degli originali.
• E-commerce. Con Visual Lims è disponibile un servizio di e-commerce che utilizza tecnologie di ultima generazione e che consente di:
  • Rendere disponibili ai clienti, in tempo reale, lo stato d’avanzamento ed i risultati delle analisi.
  • Predisporsi dei pacchetti di analisi personalizzati, e richiederne preventivi.
  • Effettuare una pre-accettazione dei campioni, che il personale del laboratorio trasformare in accettazione reale alla ricezione dei campioni.